Według opinii Rzecznika Praw Pacjenta udostępnianie bezpłatnie pierwszej kopii dokumentacji medycznej w sytuacji, gdy pacjent powoła się na art. 15 rozporządzenia unijnego RODO, powinno nastąpić niezwłocznie.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych RODO) w artykule 15 mówi o prawie dostępu do danych, przysługującym osobie, której te dane dotyczą.
Zgodnie z tym przepisem osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz informacji w sprawie celu przetwarzania, kategorii danych osobowych, informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych, a także w miarę możliwości o planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, o kryteriach ustalania tego okresu.
Jeden z punktów tego artykułu mówi o tym, że administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych.
Zgodnie ze stanowiskiem Rzecznika jeżeli dane osobowe przetwarzane są w prowadzonej dokumentacji medycznej, to dostarczenie kopii tych danych nie może być dokonane bez udostępnienia tej dokumentacji. Operacje wykonywane na danych osobowych pacjentów odbywają się w szczególności w ramach sporządzania i prowadzenia dokumentacji medycznej. Nie można zatem rozdzielić nośnika danych od samych danych. Ponadto nie można ograniczać prawa wynikającego z artykułu 15 ust. 3 RODO, a żądanie wydania kopii danych osobowych przetwarzanych w dokumentacji medycznej powinno powodować powstanie obowiązku udostępnienia pacjentowi wszystkich stron tej dokumentacji.
Wynika z tego, że pacjent, które dane przetwarza placówka medyczna, powołując się na art. 15 RODO będzie mógł żądać jednej kopii dokumentacji medycznej bezpłatnie.
Za kolejne kopie, z które będzie można pobrać opłatę, uznaje się dokumentację medyczną w zakresie, w jakim była uprzednio udostępniona. Jeżeli dokumentacja medyczna udostępniona była już w tym trybie za dany okres, a wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej dotyczy okresu późniejszego, który nie był uprzednio objęty wnioskiem – powinna być udostępniona bezpłatnie. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się w powszechnie stosowanej formie elektronicznej.
Według Rzecznika Praw Pacjenta ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta z 6 listopada 2008 roku oraz rozporządzenie ministra zdrowia z 9 listopada 2015 roku w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania nie są niezgodne z RODO. Nie prowadzą również do zmiany znaczenia RODO. Celem wprowadzenia prawa do kopii danych było umożliwienie osobom, których dane dotyczą, większej kontroli nad tymi danymi. Nie stoi w sprzeczności z tym celem zastosowanie w procedurze dostępu do danych osobowych przetwarzanych w dokumentacji medycznej przepisów podanej wyżej ustawy oraz rozporządzenia ministra zdrowia.
Rzecznik przytacza wyrok NSA z 22 lipca 2016 roku, w którym wskazano, „że nie można przyjąć, iż nałożenie obowiązku udostępnienia dokumentacji medycznej bez zbędnej zwłoki dopuszcza zwłokę w działaniu”. Dopuszczenie zwłoki z przyczyn braku dostatecznej organizacji podmiotu leczniczego w celu wykonania obowiązku wobec pacjentów, którym udzielane są świadczenia, jest więc nie do przyjęcia. Żądanie wydania kopii dokumentacji medycznej powinno być zrealizowane niezwłocznie, co oznacza, że czynności z tym związane powinny być rozpoczęte natychmiast po wpłynięciu wniosku zawierającego to żądanie – uważa Rzecznik.
Zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO administrator bez zbędnej zwłoki – a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania – udziela osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem na podstawie art. 15–22.
Rzecznik podkreśla, że przepis ten dotyczy tylko kwestii informacyjnej o działaniach podjętych w związku z żądaniem dostarczenia kopii danych osobowych. RODO nie wskazuje zatem terminu, w którym podmiot, będący administratorem danych, realizuje obowiązek wynikający z art. 15 ust.3 RODO.
Rzecznik uważa, że w zakresie kopii danych przetwarzanych w dokumentacji medycznej znajdzie zastosowanie przepis § 78 ust. 1 rozporządzenia ministra zdrowia w sprawie dokumentacji medycznej. Zgodnie z tym przepisem podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację podmiotom i organom uprawnionym bez zbędnej zwłoki. Jego zastosowanie przy realizacji prawa, o którym mowa w artykule 15 ust. 3 RODO nie prowadzi do naruszenia praw i wolności innych osób. Ponadto art. 12 ust. 3 RODO jak również § 78 ust. 1 rozporządzenia używają tych samych pojęć odnoszących się do czasu: „bez zbędnej zwłoki”.
Żądanie wydania kopii dokumentacji medycznej powinno być zrealizowane niezwłocznie, co oznacza, że czynności z tym związane powinny być rozpoczęte natychmiast po wpłynięciu wniosku zawierającego to żądanie.
Jeżeli administrator nie spełni żądania dostarczenia kopii danych zawartej w dokumentacji medycznej, pacjentowi przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem (art. 12 ust. 4 RODO). W przypadku kiedy podmiot leczniczy dopuszcza się zwłoki w udostępnianiu dokumentacji medycznej, pacjentowi przysługuje prawo zgłoszenia sprawy do Rzecznika Praw Pacjenta.
